Elfstedentriatlon 2023: een terugblik van start tot finish
Achtergrond
Sinds de organisatie van de 11stedenzwemtochten in 2018 en 2019 is Sportyv betrokken bij de Maarten van der Weijden Foundation. Maarten van der Weijden is de Foundation gestart met het doel om het leven van huidige, toekomstige en voormalige kankerpatiënten te verbeteren. De organisatie van evenementen staat dan ook in het teken van geld ophalen voor kankeronderzoek. De Foundation is in de afgelopen jaren gegroeid naar een Stichting met een eigen medische adviesraad en in totaal hebben we in de afgelopen jaren al meer dan 30 onderzoeken kunnen financieren met alle activiteiten die zijn georganiseerd. De Maarten van der Weijden Foundation heeft een unieke belofte namelijk 100% van elke gedoneerde euro gaat naar de geselecteerde onderzoeken en projecten. Deze belofte kan worden waargemaakt door de steun van partners en sponsoren en de inzet van veel vrijwilligers bij de organisatie van alle activiteiten.
Voorbereiding
Voor de Elfstedentriatlon is sportyv vanaf de conceptontwikkeling betrokken geweest. De (extreme) uitdaging voor Maarten om de Elfstedenroute in Friesland achtereenvolgens zwemmend, fietsend en wandelend af te leggen wilden we inzetten als middel om geld op te halen voor kankeronderzoek. Hier bedachten we een evenementenconcept met diverse elementen. Met onder andere: deelnemende ‘mee-sporters’ in alle drie de takken van sport en op alle niveaus, een bezinningsprogramma om verhalen van mensen te vertellen die te maken hebben (gehad) met kanker, een propositie voor partners en sponsoren voor een ‘logische’ betrokkenheid en merkactivatie, het aanhaken van de mediapartijen. In februari 2022 heeft het bestuur van de Foundation ons ‘bidboek’ goedgekeurd waarna de organisatie van de Elfstedentriatlon ook echt van start kon gaan. Voor de organisatie van een evenement heeft de organisator een evenementenvergunning nodig. De Elfstedenroute loopt door 8 verschillende gemeenten, het traject van de verguningaanvraag is in september 2022 opgestart met alle betrokken overheden. Zo krijg je bijvoorbeeld ook te maken van Provinciale waterstaten en de wegbeheerders van gemeenten en Provincie. Een vergunningaanvraag indienen vraagt om een uitgewerkt draaiboek waarin alle meesportevenementen zijn uitgewerkt en een veiligheids- en beveiligingsplan en een mobiliteitsplan. Er wordt ook een risicoanalyse gemaakt waaruit moet blijken hoe de grootste risico’s door de organisator worden beheerst bijvoorbeeld door het inzetten van beveiligers, verkeersregelaars en het maken van een wegomleidingenplan als er wegen afgesloten moeten worden. In de voorbereidingsfase hebben we tweewekelijks een MT vergadering gehad met alle teamhoofden van sportyv aangevuld met vrijwilligers. En maandelijks een (meestal digitale) bijeenkomst met alle betrokken vrijwilligers. Zo’n 35 vrijwilligers zijn in de lange voorbereiding al betrokken geweest bij de organisatie van het evenement. Als projectleider heb je daarnaast de taak om te zorgen dat er een begroting is op basis waarvan alle zaken die geld kosten kunnen worden beheerst. Voor de Foundation proberen we altijd zoveel mogelijk zaken gesponsord of gebarterd te krijgen en er zijn dan ook veel partijen in ons netwerk die ons hebben geholpen door diensten of producten gratis aan te bieden. Hoofdsponsor Reggeborgh heeft een heel groot deel van de kosten voor haar rekening genomen voor het evenement en met deze sponsor was een wekelijks overleg o.a. ten behoeve van hun activatie waarbij zij met medewerkers gingen meesporten en een boottocht organiseerden voor hun partners.
Het evenement
Tijdens het evenement verliep de coördinatie van het evenement via het zenuwcentrum in Leeuwarden. Deze opereerde onder onze aanvoering. De groep vrijwilligers is, dankzij de inzet van onze collega’s van EventMakers, uitgebreid naar 200 vrijwilligers en ook onder leiding van de rayonhoofden zijn in alle steden groepen vrijwilligers op de been gebracht. De dag voor het evenement kwam de gehele organisatie bij elkaar voor een kick-off in Sneek en waren we na afloop ‘good to go’. Het verloop van het evenement was afhankelijk van (het verloop van) het tijdschema van Maarten waarbij alleen de starttijd vastlag. Wijzigingen in het tijdschema hadden op bijna alles invloed. Zoals de mee-sportende deelnemers, sponsors, NOS, overige media, verkeers- en veiligheidsmaatregelen, leveranciers, artiesten, sprekers, vrijwilligers, gemeenten, etc. Zoals te lezen valt, draaiden er om Maarten zijn prestatie heel veel radars waar zijn tijdschema impact op had. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen waren de sleutelwoorden die week. Tevens volgden we tijdens de evenementenweek de aandacht die we kregen via de media nauwgezet en monitorden we de impact op de donatieteller. Dankzij alle donateurs en hoofdsponsor Reggeborgh kunnen we waarschijnlijk alle 11 de geselecteerde onderzoeken voor de Elfstedentriatlon financieren! Wil jij nog doneren? Dat kan nog steeds via www.elfstedentriatlon.nl, jouw donatie gaat voor 100% naar kankeronderzoek.
