Gideon @ de Champions League Finale in Kiev
26 mei was het zover, de finale van de Champions League in Kiev. Als voormalig vrijwilliger van de UEFA heb ik het geluk dat ik tegenwoordig op freelancebasis betrokken ben bij de uitvoering van het grootste eendaags-sportevenement dat we in Europa kennen. De wedstrijd is weliswaar op zaterdag, de werkzaamheden voor het team waar ik deel van uitmaak, transport, beginnen op de maandag voorafgaand aan de finale. Graag neem ik jullie mee in de week dat ik in Kiev was, met als doel alle gasten te voorzien van de transportfaciliteiten die zij nodig hebben.
Maandag 21 mei begint mijn ‘road to the final’ vroeg. Mijn vlucht naar Kiev was om 09:30 uur, dat betekent 6:00 uur de wekker, kan ik alvast even wennen aan het vroege opstaan de rest van de week. Vol energie het vliegtuig in. Na de landing heb ik gelijk een eerste ontmoeting met een collega, de chauffeur die mij naar het kantoor van de UEFA brengt om mijn spullen te halen. Kan ik gelijk even checken wat voor lees we in de kuip hebben. Ik werd erg gastvrij ontvangen en keurig van A naar B gebracht. Top! Wel werd me duidelijk dat taal een obstakel kan zijn. Niet iedereen in dit land is de Engelse taal machtig. Gelijk iets waar ik de rest van de week rekening mee moet houden, aangezien de chauffeurs taken moeten uitvoeren die ik ze opdraag. De rest van de dag stond in teken van het wederzien van en een eerste kennismaking met de andere collega’s. Na het ophalen van mijn spullen, het ontmoeten van het team en mezelf voor te hebben bereid, begon op dinsdag het echte werk.
Zoals gezegd stond m’n wekker vroeg, snel ontbijtje en door naar de plek waar het voor mij allemaal moet gebeuren. Het Hyatt Regency Hotel in Kiev. Een luxe 5-sterren hotel waar alle belangrijke gasten met een echte VIP status overnachten tijdens hun verblijf. Onder deze gasten bevinden zich voornamelijk leden van het uitvoerend comité, de directeuren en uiteraard de president van de UEFA, allen vergezeld met gasten of familie. Een bijzondere groep mensen bij elkaar. Naast deze groep, ontvangen we ook veel collega’s die allemaal een steentje bijdragen aan de uitvoering van de werkzaamheden in het hotel, gasten van de UEFA, maar ook oud-voetballers die een ambassadeursrol hebben tijdens het evenement. Ik denk dat de meest bekende oud-voetballer Luis Figo is, maar ook oud-spelers als Christian Chivu, Predrag Mijatović en Davor Šuker stonden op onze ‘gastenlijst’. Neerlands trots, Ruud Gullit, is ook een van deze oud-spelers, echter verbleef hij in een ander hotel.
Het was mijn taak om er voor deze groep mensen te zijn, zodra zij aankwamen in het hotel, tot hun vertrek. Elk verzoek voor transport werd bij mijn Transport Desk Coordinator aangevraagd en samen met haar zorgde ik ervoor dat het verzoek werd uitgevoerd. Om dit te doen, zorgde ik dat de auto op de afgesproken tijd op de juiste plaats kwam te staan en dat de chauffeur wist waar hij naartoe moest. Zoals eerder gezegd was de taalbarrière een obstakel, maar met kunst- en vliegwerk, hier en daar wat handgebaren of een tolk is het gelukt om gedurende de hele week iedereen op de plaats van bestemming te krijgen. Uiteraard gaat er ook wel eens wat mis, maar op die momenten schakelen we snel en zorgen ervoor dat alles toch weer goed komt.
Naast de individuele transfers was het ook mijn taak om de VIP’s van groepstransport te voorzien op vier verschillende momenten. Op donderdag van het hotel naar de Women’s Champions League Finale, dit jaar ook in Kiev. Op vrijdagmiddag van het hotel naar een lunchlocatie en in de avond naar de officiële Celebration Party bij het stadion. Uiteraard stond op zaterdag de verplaatsing gepland naar de finale van de Champions League en weer terug. Voor deze operaties hadden we de beschikking over 4 tot 7 touringcars, die onder politiebegeleiding de weg aflegde. Communicatie met plaatselijke autoriteiten was dus van relevant belang, maar ook hier gold dat de taalbarrière voor verwarring kon zorgen. Wederom met de hulp van een tolk, is alles goed verlopen. Nadat de gasten op zaterdag waren vertrokken, was er tijd voor ontspanning. Even opladen voor de laatste dag, het vertrek van de gasten, want ook hiervoor werd alles geregeld. Elke gast kreeg een tijd toegewezen om opgehaald te worden, aan mijn team wederom de taak om ervoor te zorgen dat dit vlekkeloos verliep. Al met al denk ik dat we in deze opzet zijn geslaagd en kijk ik uit naar een bijdrage aan een volgend evenement voor de UEFA. Hopelijk Madrid 2019 en wie weet EURO 2020 in Amsterdam, lekker dicht bij huis!
Heb jij ook altijd de droom gehad om in de Champions League Finale te staan, maar ontbreekt het bij jou, net als bij mij, aan voetbaltalent? Laat je inspireren door mijn ‘road to the finals’. Stuur me een mail op gideon@eventmakers.nl.