De eerste weken van april stonden voor ons team voornamelijk in het teken van de laatste voorbereidingen op de Swim Cup Eindhoven en het plannen en organiseren van de 11stedenzwemtocht 2019 door Maarten van der Weijden. Twee mooie zwemprojecten die op het eerste oog weinig met elkaar te maken hebben. Er zijn echter ook grote overeenkomsten. In dit blog blikken we kort terug op de Swim Cup en geven we een kijkje achter de schermen van de 11stedenzwemtocht. We geven een beeld van de werkzaamheden die nooit zichtbaar zijn op de voorgrond, maar die voorwaardelijk zijn om de sterren op de voorgrond te laten schitteren.

 

Vrijwilligers
Een grote overeenkomst tussen beide projecten is dat we samenwerken met veel vrijwilligers. Tijdens de evenementen worden alle vrijwilligers geworven, geselecteerd, ingepland en begeleid door EventMakers (eventmakers.nl). In de aanloop naar deze evenementen zijn ook veel sleutelposities ingevuld door vrijwilligers die vaak al maanden bezig zijn met het plannen en organiseren van een of meerdere deelprojecten. Zonder deze vrijwilligers is het organiseren van de grootschalige sportevenementen in Nederland niet mogelijk!

 

Swim Cup Eindhoven: 12 t/m 14 april 2019
In de organisatie van de Swim Cup Eindhoven waren we vanuit Sportyv verantwoordelijk voor de projectleiding. Dit jaar is de Swim Cup voor het eerste onderdeel van de LEN Swimming Cup, onder regie van de Europese Zwembond. De doelstelling voor deze editie van de Swim Cup was om de organisatie verder te professionaliseren en een goede basis te leggen voor 2020 want dan is de Swim Cup Eindhoven het Olympisch Kwalificatie Toernooi voor Tokyo!

 

De voorbereidingen op de Swim Cup begonnen in december 2018. De eerste twee weken van april stonden voornamelijk in het teken van de spreekwoordelijke puntjes op de i. De KNZB, de gemeente Eindhoven en Brabant Sport zijn belangrijke partners in dit evenement. Met de partners worden de VIP programma’s, genodigdenlijsten en medaille uitreikers doorgesproken. Er worden veel side-events georganiseerd, waaronder de NK 5 kilometer, de ARENA junior Swim Cup (met 550 deelnemers) en de finale van de schoolzwemkampioenschappen. Er zijn veel inschrijvingen vanuit binnen- en buitenland, er doen in totaal 636 zwemmers mee. Zodra de aanmeldingen definitief zijn, wordt het wedstrijdschema afgerond en gedeeld met alle betrokkenen. Er is een professionele TV productie opgetuigd en er zijn plannen gesmeed voor entertainment en publieksbeleving. Op de avond voor het evenement van start gaat vindt er een regieoverleg plaats waarin geluid, licht, entertainment, competitie en organisatie op elkaar worden afgestemd.

 

We hebben beloofd de schijnwerpers in deze blog eens op de mensen te plaatsen die nooit zichtbaar zijn op de voorgrond waarbij we heel graag willen starten met een aantal toppers. Onze floormanager, Mariëlle, is degene die ervoor zorgt dat het hele tijdschema tijdens de series en finales op de minuut nauwkeurig wordt afgedraaid. Zij roept de zwemmers op, geeft het startsein aan de DJ en de speaker, communiceert van de TV regisseur en de scheidsrechters. Meestal onzichtbaar maar onmisbaar voor een strak verloop van de wedstrijden. Onze operationele manager, Ron, is ook zo’n voorbeeld. Maanden van tevoren weet hij hoe het opbouwschema eruit gaat zien, welke faciliteiten waar benodigd zijn en hoe het zo goedkoop mogelijk wordt ingekocht. Hij schakelt met alle leveranciers. Tot slot onze coördinatoren rondom de Sport Information Desk. Jan, Ilze en Michèle zitten het verst weg van de camera’s in het fietsenhok van het zwemstadion. Zij bemannen de ingang van de sporters en coaches, staan klaar voor iedereen die een vraag heeft. Ze plannen alle transportaanvragen, regelen de accreditatiepassen en zijn het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers. En dan hebben we nog veel meer kanjers die we hier niet allemaal met naam kunnen noemen, veel dank voor jullie tomeloze inzet en enthousiasme!

 

11stedenzwemtocht 2019
Op 27 maart 2019 kondigde Maarten aan dat hij de 11stedentocht opnieuw gaat zwemmen. Het hoofddoel is het financieren van 11 onderzoeken en projecten voor de kankerpatiënt. Achter de schermen gebeurt er veel in de aanloop naar deze aankondiging. In Friesland is hard gewerkt aan voldoende draagvlak binnen de regionale en lokale overheden. Het concept voor de meezwemmers hebben we aangepast: er mogen 111 zwemmers in alle 11 de steden meezwemmen, ze moeten geoefend zijn en gaan op 18 mei een testdag afleggen. We hebben 1 locatie gekozen in Stavoren waar maximaal 3.000 zwemmers 500m of 2000m mogen meezwemmen. De keuze voor zo’n locatie gaat niet vanzelf. We hebben alle mogelijke geschikte locaties bezocht en gekeken naar: een geschikte locatie voor een evenemententerrein met podium, publieksruimte, kleedruimten (tenten), douches etc etc. Daarnaast moet er een geschikte start- en finishlocatie voor de zwemmers zijn en moet de route de mogelijkheid geven voor twee afstanden. Bij voorkeur is de afstand tussen de start- en finishlocatie te lopen. In Stavoren vonden we alle ingrediënten die nodig zijn om een mooi evenement te kunnen organiseren. De zwemmers gaan starten in Jachthaven Roggebroek aan het Johan Friso kanaal, we kunnen hier een ponton in het water leggen en de vaarweg deels afzetten zodat er veilig gestart en gezommen kan worden. Zodra Maarten doorkomt bij de Jachthaven kunnen de zwemmers achter hem aan 2.000m van de officiële route mee zwemmen. Ze finishen bij het evenemententerrein aan de Stationsweg waar een gaaf podiumprogramma wordt georganiseerd en alle faciliteiten worden gebouwd voor de deelnemers.

 

In alle 11 de steden zijn rayonhoofden actief die de lokale situaties kennen en de inwoners van Friesland enthousiasmeren om mee te doen. Gedurende twee dagen hebben we met de rayonhoofden alle locaties bezocht om de benodigde faciliteiten voor de NOS, de meezwemmers en de organisatie in kaart te brengen. Van alle locaties zijn vervolgens technische tekeningen gemaakt die nodig zijn voor de vergunningaanvragen.

 

Over vergunningaanvragen gesproken, het is leuk om een beeld te geven van het regelwerk achter de schermen. Los van de creatieve fase waarin veel ideeën worden bedacht die straks voor het publiek zichtbaar zijn (campagne, aankleding, bezinningsprogramma, podiumprogramma Stavoren en verlichting van de route) is er veel regelwerk dat voor niemand zichtbaar zal worden. Het feit dat Maarten de Elfstedentocht gaat zwemmen zorgt voor diverse uitdagingen. Provinciale Waterstaat moet bijvoorbeeld een ontheffing geven voor het gebruik van de vaarwegen door ons. We hebben in twee werksessies van 2 uur de gehele route doorgenomen, alle mogelijke knelpunten in kaart gebracht en de maatregelen besproken om het meezwemmen veilig te laten verlopen. Daarnaast moeten de betrokken gemeenten het evenement vergunnen. Als organisator stellen we een draaiboek, een veiligheidsplan, een beveiligingsplan en een calamiteitenplan op. Daarnaast leveren we per stad de technische tekeningen en de waterkaarten op. Op basis hiervan bepalen de gemeenten of ze een vergunning zullen verlenen aan het evenement.

De organisatie van de 11stedenzwemtocht wordt naast de invulling van mijn interim directeurschap helemaal gedragen door vrijwilligers of beter gezegd door een team van professionals die bereid zijn zich vrijwillig in te zetten voor ons goede doel. Met nog 7 weken te gaan kijken we er enorm naar uit alle mooie ideeën werkelijkheid te laten worden. Ben je geïnspireerd geraakt en heb je tijd beschikbaar?  We zoeken nog EventMakers (11stedenzwemtocht.nl) en er zijn nog enkele coördinerende rollen voor de aankomende 7 weken beschikbaar (o.a. operationele zaken, communicatie en events). Stuur een mail aan yvonne@mvdwfoundation.nl.

Wil jij meezwemmen met Maarten? Er zijn nog plaatsen beschikbaar! Wees er snel bij en start een actiepagina op 11stedenzwemtocht.nl. Ik geef alles, doe jij mee?